9. Juli 2018


E-Mail-Konto besser als POP3 oder IMAP einrichten?

Beim Einrichten des E-Mail-Kontos stösst fast jeder Benutzer früher oder später auf die Frage, soll ich mein E-Mail-Konto als POP3 oder IMAP Konto anlegen. Die Entscheidung sollte man sich gut überlegen, da die beiden Protokolle unterschiedlich Arbeiten und Vor- und Nachteile aufweisen. Unternehmen auch in der Schweiz sollten zudem die Anforderungen der DSGVO beachten.

Zwischenspeicherung der E-Mails auf dem Server

E-Mails werden auf dem Mailserver zwischengespeichert, bevor sie zugestellt werden. Dort verbleiben sie, abhängig vom verwendeten Protokoll, bis sie abgerufen werden.

POP3

Das POP-Protokoll ist ein Internetveteran und wurde bereits 1984 das erste Mal beschrieben. Die Version POP3 wurde 1988 eingeführt. POP steht für Post Office Protocol, also Postamt-Protokoll. Das beschreibt ziemlich genau, wie POP3 funktioniert. Der Brief (E-Mail) wird abgesendet und kommt zum zuständigen Postamt (E-Mail-Server). Dort wird er in das richtige Postfach (E-Mail-Mailbox) sortiert. Dort liegt der Brief resp. E-Mail für den Empfänger zur Abholung bereit. Werden diese nicht abgeholt, bleiben Sie im Postfach liegen, holt der Empfänger sie ab, werden ihm sämtliche Briefe resp. E-Mails übergeben. Das Postfach ist danach leer.

Mit POP3 werden sämtliche eintreffenden E-Mails zuerst auf dem E-Mail-Server gelagert, bevor diese mittels E-Mail-Programm abgerufen werden. Mit dem Abrufen werden die E-Mails vom Server gelöscht, die E-Mail ist dann ausschliesslich auf dem Computer oder mobilen Gerät des Benutzers gespeichert. Dabei erfolgt die Zustellung immer an ein Gerät. Erfolgt der Abruf über den Computer, ist die abgerufene E-Mail auf exklusiv verfügbar, erfolgt der Abruf über das Smartphone, ist die E-Mail nur auf dem Smartphone verfügbar.

In Zeiten, in welchen Benutzer oft über mehrere Geräte wie Notebook, Tablet und Smartphone verfügen, kann dies ein gravierender Nachteil sein.

IMAP

Mit IMAP (Internet Message Access Protocol) steht die Weiterentwicklung von POP3 zur Verfügung. Mit IMAP ist es möglich, überall und mit verschiedenen Geräten auf den gleichen E-Mail Datenbestand zuzugreifen. Die E-Mails verbleiben immer auf dem E-Mail-Server.

IMAP funktioniert somit komplett anders als POP3. IMAP legt die eintreffenden Nachrichten nicht einfach in das richtige Postfach ab, es erstellt eine Kopie und gibt diese dem Empfänger ab. Die original E-Mail verbleibt immer auf dem E-Mail-Server und IMAP sorgt dafür, dass auf allen Geräten (PC, Smartphone, Tablet etc.) immer derselbe Datenbestand vorhanden ist. Verbindet sich ein E-Mail-Programm mit dem E-Mail-Server, wird mittels Synchronisation der Inhalt des Postfachs abgeglichen. Neue E-Mails werden vom Server auf das Gerät geladen.

Daneben bietet IMAP noch weitere Vorteile: In Unternehmen können mehrere Benutzer gleichzeitig auf die Ordner eines Postfaches zugreifen, dazu müssen lediglich die Zugriffsrechte gesetzt werden.

Es können auch mehrere Ordner angelegt werden, z.B. um E-Mails nach Projekten zu sortieren. Diese Ordnerstruktur wird auf alle Geräte übertragen.

E-Mail und DSGVO

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) sind auch Unternehmen in der Schweiz betroffen und müssen Daten vor Zerstörung oder Verlust sichern.
Da bei der Verwendung von IMAP sämtliche E-Mails auf dem Server verbleiben, sind diese grundsätzlich immer verfügbar. Webhoster legen zusätzlich Backups an und sorgen für zusätzliche Sicherheit. Dies kann wichtig sein, falls ein Computer defekt ist oder durch Brand oder Diebstahl nicht mehr zur Verfügung steht. Richtet man auf einem neuen gerät das E-Mail-Konto ein, sind darauf auch alle E-Mails verfügbar.

Diese zentrale Speicherung der E-Mail-Daten hat aber auch einen gravierenden Nachteil: Unbefugte können auf den gesamten E-Mail-Bestand zugreifen, falls die Sicherheitsmassnahmen ungenügend sind. Daher sollte ein vertrauenswürdiger Webhosting Anbieter mit Serverstandort Schweiz gewählt werden.

Der E-Mail-Versand sollte zudem nur mittels SSL resp. über TLS erfolgen. Nur so sind E-Mails bei der Übertragung verschlüsselt.

Zudem muss beachtet werden, dass durch die Verwendung von IMAP die gesamten E-Mails auf dem Server belassen werden, was mit der Zeit zu einem grossen Speicherplatzbedarf führen kann. Es sollte daher immer ein Augenmerk auf den verfügbaren Speicherplatz auf dem Server resp. auf allfällige Limits von E-Mail-Konten geachtet werden.

Fazit

Für einen Privatanwender, der nur auf einem Gerät seine E-Mails sendet und empfängt, ist POP3 eine akzeptable Lösung. Wichtig ist dabei ein regelmässiges Backup der E-Mails, damit bei einem Ausfall die E-Mails wiederhergestellt werden können.

Wer mehrere Geräte im Einsatz hat und seine E-Mails synchronisiert haben möchte, ist mit IMAP besser bedient.

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